Tää on joku statementti -tai jotain
Jyväskylän taidemuseon 13-vuotissyntymäpäivät näyttelytila Holvissa 25.3.2011.
Jyväskylän taidemuseo viettää syntymäpäiviään Jyväskylän Päivien yhteydessä maaliskuun loppupuolella. Viime vuotiseen tapaan Humakin kulttuurituottajaharjoittelijat saivat päävastuun tapahtuman suunnittelusta ja toteuttamisesta. Tänä vuonna mukaan kutsuttiin taidemuseon järjestämän nykytaidekurssin opiskelijoita, joista osan opintoihin kuului myös tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Työryhmäksi muodostui kahden Humakin opiskelijan (Jouni Tirri, minä), kahden Jyväskylän yliopiston Taikun opiskelijan (Kyösti Ylikulju, Stina Savilehto) ja kahden taidemuseon henkilökuntaan kuuluvan (Leena Lokka, Jukka Partanen) ryhmä.
SUUNNITTELUVAIHE
Suunniteluvaiheen keskeinen tehtävä on varmistaa, että projekti toteuttaa organisaation arvoja ja strategisia tavoitteita. Erilaisilla tapahtumilla taidemuseo haluaa osoittaa viiteryhmilleen, että se voi ja haluaa järjestää erilaisia tapahtumia. Niiden avulla tavoitellaan näkyvyyden parantamista, usein jonkun tietyn kohderyhmän silmissä. Tapahtumat ovat osaltaan näyttelyiden markkinointia ja ohjelmasisällön tulisi liittyä näyttelyihin.
Hieman haastavalla ohjelmalla asetimme kävijätavoitteeksi 550, kun se edellisvuonna oli ollut 700. Tavoitteita voi ja varmasti kannattaakin asettaa myös sellaisille aihealueille kuin järjestelyjen toimivuus, taloudellisuus, vaikuttavuus (asiakasvaikuttavuus, yhteisöllinen ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus) sekä oppiminen ja uudistuskyky.
Tällä kertaa päätös toteutuksesta oli tehty jo etukäteen ja ohjelma suunniteltiin annettujen puitteiden mukaisesti. Usein päätös toteutuksesta, etenkin isojen tapahtumien kohdalla tehdään vasta suunnittelu- ja etukäteisarviointivaiheen jälkeen, kun sisäiset ja ulkoiset riskit on tarkkaan mietitty.
Ohjelma
Ideointivaihe aloitettiin hyvissä ajoin, jotta ehdittiin heitellä villejäkin ideoita ja kypsytellä oikeita ratkaisuja. Pääidea synnytettiin ensimmäisellä tapaamisella ja seuraavilla tapaamisilla sitä täsmennettiin ja kirkastettiin.
Jo aiemmin oli sovittu The Bassless -trion esiintyminen, joka ihan sattumalta osui syntymäpäivien kohdalle. Tämän 60-luvun musiikkia soittavan trion keikka liittyy pysyvään näyttelyyn Oravien aarteita, jossa esitellään taidegrafiikkaa sijoitettuna 60-luvun kuvitteelliseen Oravien kotiin. Tältä pohjalta halusimme muunkin ohjelman vahvasti liittyvän esillä oleviin näyttelyihin. ”Olen liberaalisosialisti–zenarkisti–individualisti–kollektivisti–skeptikko–humanisti–kapitalisti–romantikko–kooperatiivisti–nihilisti“ – näyttely on toinen Kuvataideakatemian näyttelysarjasta Kuva Kiertää, joka esittelee Kuvataideakatemiasta valmistuneita nuoria taiteilijoita. Aatteiden ja ismien pyörittely sekä yhteisnäyttelyn pääteos Puhekaraoke synnytti idean puheen pitämisen perinteen nostattamisesta takaisin sille kuuluvaan arvoonsa, Halusimme kuulla puheita sellaisilta ihmisiltä, jotka ajavat aktiivisesti ja yhteisöllisesti jotain tiettyä asiaa.
Kohderyhmä, vastuualueet ja aikataulutus
Kohderyhmäksi muodostui päänäyttelyn taiteilijoiden mukaan nuoret aikuiset kuitenkin niin, että vanhemmalle ikäpolvelle, erityisesti suurille ikäluokille oli jotain omaa ja tuttua tarjolla.
Suunnitteluvaiheessa jaettiin myös työryhmän vastuualueet, mutta liian epämääräisesti. Kun toimijoita oli monessa eri paikassa eikä yhteistä dokumenttialustaa luotu, niin tiedonkulussa oli ajoittain puutteita. Tapahtumassa kaikki sujui suunnitellusti, mutta ennen sitä ainakin minulla oli orpo olo, kun en ollut saanut haluamaani informaatiota.
Aikataulutus syntyi pitkälti tiedotuksen ja markkinoinnin tarpeista. Julisteiden ja tiedotteiden pitää olla valmiina ja levitettynä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja niitä varten ohjelman pitää olla varmistunut -ainakin pääpiirteissään. Aikataulut pitivätkin ihan hyvin, paitsi että varsinainen ylöskirjoitettu tiedotussuunnitelma jäi tekemättä ja sähköpostitiedotteita lähetettiin joillekin postitusryhmille turhan myöhään.
Neuvottelu ja sopimukset
Aiempien tapahtumien pohjalta taidemuseolla on monia yhteistyökumppaneita, joiden kanssa on valmiiksi neuvotellut sopimukset. Ohjelmaan liittyvät neuvottelut hoidettiin puhelimen ja sähköpostin avulla. Kaikkien ohjesääntöjen vastaisesti kaikista puhelimessa sovituista asioista ei kirjattu minkäänlaista kirjallista sopimusta. Asiat kannattaa sopia mahdollisimman tarkasti ja yksityiskohtaisesti. Valmis sähköinen sopimusluonnos olisi hyvä työkalu tätä varten, sillä voisi varmistaa, että kaikki tärkeät tiedot kuten yhteystiedot olisivat varmasti tallessa. Usein puhelmessa saattaa unohtua myös sellaiset budjettiin liittyvät seikat kuin arvonlisäverot tai matkakorvaukset.
Budjetti
Rahaa ei luonnollisesti ole koskaan tarpeeksi. Ohjenuoraksi annettiin edellisvuoden budjetti, joka oli noin 1000 €. Tästäkin syystä aatteen paloon vetoava teema sopi mitä mainioimmin. Tarpeeksi moni yhdistys on kiinnostunut tulemaan paikalle, jos heille vain annetaan mahdollisuus tuoda asiaansa esille. Radio Hear järjesti suoran nettiradiolähetyksen näyttelytiloista lähinnä tekemisen ilosta. Tanssiluotsit esiintyivät ilmaiseksi, yhdistysten edustajat olivat tyytyväisiä, että saivat osallistua, juhlapuheen pitäjä Erkki Laatikainen ja juontaja Tomi Tuomaala suostuivat heti tulemaan ilmaiseksi tapahtumaan. Teijän keittiö loihti ilman mitään palkkiota vegaaniruuat juhlaväelle ja yliopisto-opiskelijat tarjoilivat antimia performanssin omaisesti vaivanpalkkanaan hassu kampaus. Jouhikonsoittaja Pekko Käppi tuli halvalla Tampereelta keikalle. The Basslessin kulut kirjattiin suunnitelman mukaan Oravien aarteita -näyttelyn kuluihin.
Bändien lisäksi rahaa meni Teijän keittiön ruokatarpeisiin ja painotuotteisiin sekä luonollisesti valvojien palkkoihin ja käytettyihin työtunteihin. Julisteet suunniteltiin julistetyöpajassa, joka oli avoin kaikille. Siellä syntyneiden julisteiden pohjalta painettiin julisteet ja flyerit. Lentolehtisen toiselle puolelle kerättiin kaikki Jyväskylän Päivien ajaksi sijoittuneet taidemuseon ohjelmat, eli syntymäpäivien lisäksi Galleria Harmonian taidevessan avajaiset, Radikaalimuotokuvan esittely kaupungin keskustassa ja Live Herring ´11 -näyttelyn lopettajaiset. Samalla rahalla markkinoitiin siis kolmea muutakin tapahtumaa.
Jälkikäteen arvioituna rahaa meni hukkaan Jyväskylän ylioppilaslehden ilmoitukseen. Lehtien ilmoitustila on kallista ja uskon, että tämä kohdeyleisö tavoitettiin myös muilla tavoin. Taustalla oli ajatus, että lehteen voisi tulla ennakkojuttu tapahtumasta, mutta lehden ilmestymispäivä oli niin varhain, ettei sen kirjoittamiseen löytynyt resursseja.
TOTEUTUS
Kun ohjelma on päätetty, alkaa toteutus. Listataan tarpeet ja laaditaan rakentamista ja tapahtuman isännöintiä varten aikataulut. Yleensä suunnitelmat muuttuvat aina jonkun verran ja on siirryttävä varasuunnitelmiin.
Yksi perehtymistä vaativat osa on turvallisuus, taidemuseon tapauksessa se tarkoittaa sekä ihmisten että töiden turvallisuutta. Museomestari Jarkko Kaunismäki piti kaikille tapahtuman aikana rakennuksessa toimineille lyhyen turvallisuuskoulutuksen. Tämän tapahtuman yhteydessä yhtä isokokoista veistosta siirrettiin sivummalle ja ruokatarjoilu järjestettiin niin, etteivät teokset olleet vaarassa sotkeutua. Erityisesti meitä huoletti etukäteen yksi varastohyllyistä muodostettu veistos, jossa oli houkuttelevaa laskutilaa, mutta tarjoilun oikealla sijoittamisella ja ajoittamisella vieraat ohjattiin tarpeeksi kauas kyseisestä teoksesta syömisen yhteydessä.
Rakentaminen
Tapahtumatilana Holvi oli näyttelyiden myötä pitkälti valmiiksi lavastettu. Jopa äänentoisto oli osittain valmiina näyttelyn teoksissa. The Bassless hoiti äänentoistonsa itse ja muut esiintymiset saatiin helposti hoidettua Holvissa olleilla laitteilla museomestarin avustuksella. Yhdistysten esitteitä ja tarjoilua varten siirreltiin pöytiä ja tuoleja otettiin paljon esille yleisöä varten. Vapaita vaaleja varten hain keskusvaalilautakunnalta vaalikopin viikonloppulainaan ja perinteisen vaaliuurnan vaihtoehdoksi tarkoitetun vaaliuurnan eli paperisilppurin kannoin Keski-Suomen museon toimistolta parin korttelin päästä.
Ruokatarjoilua varten varmistettiin, että talosta löytyy riittävä määrä asitoita ja että ne ovat puhtaita. Samoin oli huolehdittava siitä, että keittiö ja astiat tulivat puhtaiksi vielä saman illan aikana, sillä tila oli varattu käytettäväksi heti seuraavana aamuna. Ruoka teki niin hyvin kauppansa, että keittiö oli siivottu jo ennen kuin tapahtuma loppui.
Johtaminen
Tapahtuman näennäinen vetovastuu lepäsi ehkä eniten minun harteillani, sillä pari viikkoa ennen tapahtumaa olin työryhmästä ainoa, joka oli jatkuvasti taidemuseolla ja sitä myöten eniten yhteydessä eri tahoihin. Leena Lokka ja Jukka Partanen toimivat koko ajan ensi sijassa sivusta seuraavina ohjaajina, mutta todellisuudessa varmistivat kaiken sujuvuuden ja erityisesti Lokka opetti monta uutta asiaa tuotantoprosessin läpiviemisestä.
Johtamisessa olen ennenkin kokenut ongelmia siinä, miten johtaa ihmisiä, jotka tekevät vapaaehtoistyötä. Monet lupaavat auliisti tehdä sitä sun tätä, mutta eivät kuitenkaan tee. Loppujen lopuksi he hidastavat työn etenemistä, kun pitää ohjeistaa, odotella, kysellä ja lopulta tehdä itse tai antaa edelleen jonkun toisen tehtäväksi. Kun tekee useammin, tämän tunnistaa helpommin ja muistaa sitouttamisen ja hyvän meiningin luomisen tärkeyden.
MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ
Taidemuseon viestinnässä ensisijaista on tavoittaa Keskisuomalainen ja Yle Keski-Suomi. Tärkeitä ovat myös muut paikalliset mediat, kuten Suur-Jyväskylän lehti ja tilanteesta riippuen ennen City-lehti. Kaupungin omat kanavat ovat luonnollisesti aina käytössä. Tiedotteiden kirjoittaminen jätetään usein jonkun kahvitunnin huoleksi, vaikka niiden kirjoittamiselle olisi hyvä resurssoida aikaa. Teksti muhinoituu yleensä mehevämmäksi, jos sitä ehtii muokkaamaan vaikka peräkkäisinä päivinä.
Ennen tapahtumaa on luotu graafinen ilme, tehty julisteet ja flyerit, lähetetty lehdistötiedotteita ja sähköisiä kutsuja, laadittu nettisivu ja luotu tapahtuma facebook-sivulle. Tässä tapahtumassa sidosryhmät olivat erityisen tärkeässä asemassa, sillä kolmellatoista yhdistyksellä on jo aika laaja oma verkosto, jota taidemuseo ei varmastikaan normaalisti kokonaisuudessaan tavoita. Näiden verkostojen kautta pyrimme luomaan taidemuseolle hyvää mielikuvaa myös vaikeasti tavoitettavien kohderyhmien parissa.
Koska Holvi sijaitsee asuinrakennuksessa, on tapahtumasta luonnollisesti kerrottava myös asukkaille ja muille talossa toimiville yrityksille jo tapahtuman aiheuttaman melun takia. Tapahtuman aikana ohjelma ja opasteet kiinnitettiin moneen paikkaan nähtäville.
Sisäinen tiedotus on hyvä keino luoda hyvää henkeä talon sisällä ja sitouttaa henkilökuntaa tapahtuman onnistumiseen. Tapahtuman isännöinnin kannalta on oleellista, että kaikki paikalla olevat tietävät mitä tapahtuu, missä tapahtuu, mihin aikaan ja kaiken lisäksi miksi.
Tapahtuman jälkeen viestintä jatkuu vähintään kiitosten ja raportin muodossa. Viestinnän onnistumista on aika hankala arvioida ilman mitään siihen kehitettyä palautemenetelmää, mutta muutamia huomioita teimme; flyerit loppuivat kesken, paikalle tulleet ihmiset tiesivät tapahtumasta (perjantaisin paljon ilmaiskävijöitä). Viestinnässä epäonnistuimme ainakin Pekko Käpin markkinoinnin kohdalla. Hän oli meillekin liian vieras, emmekä osanneet kertoa hänestä juuri mitään ennen kuin olimme nähneet keikan.
PÄÄTTÄMINEN
Kiitokset ja muistamiset kuuluvat tietenkin jokaisen tapahtuman loppuunviemiseen, mutta tärkeää olisi myös loppuraportin kirjoittaminen. Siihen kirjataan projektin yleiskuvaus, taovitteet ja niiden toteutuminen. Projektin organisointi ja sen toimivuus, sisällöllinen, ajallinen ja taloudellinen onnistuminen sekä erityisesti luettelo kehittämiskohteista ja ehdotus jatkotoimenpiteiksi.
Valitettavan usein raportti jää kirjoittamatta ja taas seuraavalla kerralla lähdetään muistikuvien pohjalta. Kehittämistarpeet saattaa joku muistaa, ehkä, jos on vielä mukana.
Lopuksi vielä arkistoidaan syntyneet dokumentit ja muut tuotokset, kiehautetaan kakkukahvit ja taputetaan toisia olalle. Ensi vuonna uudestaan.